1. Objeto y alcance

FINLATAM GROUP LLC, nombre comercial FINLATAM GROUP (en adelante, “FINLATAM”, “nosotros” o “la Compañía”), reconoce la importancia de la privacidad y la protección de los datos personales de prospectos, clientes, usuarios, beneficiarios, representantes de empresas, proveedores y demás personas con las que interactúa.

La presente Política explica qué datos personales podemos tratar, para qué los utilizamos, con quién podemos compartirlos, cómo los protegemos y qué derechos pueden ejercer sus titulares. Aplica a la información obtenida a través de sitios web, formularios, reuniones, correo electrónico, WhatsApp, redes sociales, videollamadas, CRM, canales de atención, procesos comerciales y demás medios utilizados por FINLATAM.

FINLATAM puede prestar servicios en Ecuador y en otros países de Latinoamérica. Por ello, esta Política constituye un marco regional. Cuando la legislación de un país establezca requisitos adicionales o diferentes, FINLATAM podrá emitir anexos, avisos de privacidad o cláusulas locales específicas, que prevalecerán respecto de los titulares sujetos a dicha legislación.

2. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento será la entidad de FINLATAM que determine las finalidades y medios del tratamiento en la jurisdicción correspondiente. Salvo que un aviso local indique algo distinto, la referencia corporativa es FINLATAM GROUP LLC, nombre comercial FINLATAM GROUP.

Domicilio legal 7520 NW 104th Ave, Ste A103

Sitio web https://finlatamgroup.com

Correo de privacidad / derechos [email protected]

Teléfono de contacto +593 98 571 3557

3. Marco normativo y principios

En Ecuador, FINLATAM aplicará la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), su Reglamento General y la normativa emitida por la Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP), cuando resulten aplicables. En otros países, FINLATAM observará la legislación local de privacidad y protección de datos que corresponda al tratamiento concreto.

El tratamiento se realizará conforme a principios de licitud, lealtad, transparencia, finalidad, minimización, proporcionalidad, exactitud, conservación limitada, confidencialidad, seguridad y responsabilidad, según sean exigibles en cada jurisdicción.

4. Datos personales que podemos recopilar

Dependiendo del servicio, la etapa de la relación y la jurisdicción, FINLATAM puede tratar las siguientes categorías:

·         Datos de identificación y contacto: nombre, apellidos, documento de identidad, fecha de nacimiento, edad, nacionalidad, ciudadanía, país de residencia, domicilio, teléfono, correo electrónico y datos de contacto.

·         Datos de perfil financiero y patrimonial: ingresos aproximados, patrimonio, capacidad de ahorro o inversión, inversiones existentes, monto disponible, horizonte, objetivos financieros, necesidad de liquidez, experiencia de inversión y tolerancia general al riesgo.

·         Datos comerciales y contractuales: productos de interés, citas, propuestas, comunicaciones, solicitudes, estado del proceso, referencias de cuenta o póliza, documentación contractual y registros de servicio al cliente.

·         Datos de cumplimiento y debida diligencia: información de identidad, residencia fiscal, origen de fondos, actividad económica, documentación KYC y otra información requerida por la ley, por FINLATAM o por la institución financiera, aseguradora o proveedor del producto correspondiente.

·         Datos relacionados con seguros: cuando corresponda, información sobre beneficiarios, dependientes y, únicamente cuando sea necesaria y legalmente procedente, información de salud requerida por la aseguradora o proveedor. Este tipo de información deberá gestionarse mediante canales apropiados y bajo la base legal exigida por la jurisdicción aplicable.

·         Datos de interacción digital: dirección IP, identificadores de dispositivo, navegador, sistema operativo, cookies, páginas visitadas, fuente de ingreso, registros técnicos, interacciones con campañas y datos de uso del sitio o canales digitales.

·         Datos de comunicaciones: mensajes, correos, chats, formularios, notas de reuniones y, cuando se informe previamente y la ley lo permita, grabaciones de llamadas o reuniones.

INFORMACIÓN QUE NO DEBE ENVIARSE POR CANALES GENERALES

FINLATAM no solicita contraseñas, PIN, CVV, códigos de autenticación, claves bancarias, credenciales de banca electrónica, número completo de tarjeta ni fotografías de tarjetas por chat, redes sociales, correo o formularios generales. Los procesos formales de identidad, KYC o contratación deben realizarse mediante los canales seguros habilitados.

5. Cómo obtenemos los datos

Podemos obtener datos directamente del titular, de representantes autorizados, de formularios y canales digitales, de reuniones y procesos de asesoría, de instituciones o proveedores con los que el titular solicite iniciar o mantener una relación, y de fuentes públicas o legalmente habilitadas para fines de verificación y cumplimiento.

Cuando el titular entregue datos de terceros —por ejemplo, beneficiarios, dependientes, socios o representantes— declara que cuenta con autorización o base legal suficiente para comunicarlos y, cuando corresponda, que ha informado a dichos terceros sobre el tratamiento.

6. Finalidades del tratamiento

FINLATAM podrá tratar los datos personales para una o varias de las siguientes finalidades:

·         Atender consultas, solicitudes de información y comunicaciones de prospectos o clientes.

·         Conocer objetivos financieros y realizar un perfilamiento inicial para orientar la conversación y preparar reuniones de asesoría.

·         Prestar servicios de educación financiera, asesoría, planificación, diseño, seguimiento y monitoreo de portafolios, según el alcance contratado y la normativa aplicable.

·         Coordinar reuniones, confirmar citas, registrar compromisos, mantener continuidad comercial y prestar servicio posventa.

·         Gestionar procesos precontractuales y contractuales, incluyendo la remisión de información necesaria a instituciones financieras, aseguradoras, administradores, custodios, plataformas o proveedores de productos cuando el titular solicite avanzar.

·         Cumplir procesos de identificación, KYC, prevención de fraude, prevención de lavado de activos, sanciones, debida diligencia y demás obligaciones legales o contractuales aplicables.

·         Mantener y administrar el CRM, expedientes, comunicaciones, historial de relación y documentación de soporte.

·         Medir la calidad del servicio, analizar procesos, generar reportes internos y mejorar productos, canales, contenidos y experiencia del cliente.

·         Proteger la seguridad de los sistemas, prevenir accesos no autorizados, detectar incidentes y gestionar riesgos tecnológicos o de fraude.

·         Cumplir requerimientos de autoridades, auditorías, obligaciones legales, defensa de derechos y gestión de reclamaciones.

·         Enviar comunicaciones comerciales, educativas o informativas cuando exista consentimiento u otra base legal válida, respetando el derecho a darse de baja.

·         Gestionar actividades en distintos países de Latinoamérica y coordinar servicios regionales cuando el cliente se encuentre en una jurisdicción distinta a la entidad, proveedor o infraestructura tecnológica utilizada.

7. Bases de legitimación

La base legal dependerá de la finalidad y de la legislación aplicable. FINLATAM podrá apoyarse, entre otras, en las siguientes bases:

·         Consentimiento libre, específico, informado e inequívoco, cuando sea requerido.

·         Ejecución de medidas precontractuales solicitadas por el titular o ejecución de una relación contractual.

·         Cumplimiento de obligaciones legales, regulatorias, fiscales, de prevención de fraude o de debida diligencia.

·         Interés legítimo, cuando la legislación aplicable lo permita y después de evaluar que los derechos del titular no prevalezcan sobre dicho interés.

·         Otras bases previstas expresamente por la legislación aplicable.

Cuando el tratamiento dependa del consentimiento, el titular podrá retirarlo en cualquier momento, sin afectar la licitud del tratamiento realizado antes de su retiro ni los tratamientos que deban continuar por otra base legal.

8. Perfilamiento, automatización e inteligencia artificial

FINLATAM puede utilizar herramientas de CRM, automatización e inteligencia artificial para organizar información, responder preguntas frecuentes, clasificar oportunidades, generar recordatorios, resumir conversaciones, apoyar el seguimiento comercial y preparar información para asesores.

Estas herramientas pueden utilizar datos de perfil financiero para apoyar la orientación inicial, pero no deben sustituir las evaluaciones humanas o regulatorias que correspondan. Cuando la ley aplicable reconozca el derecho a no ser objeto de decisiones basadas únicamente en tratamiento automatizado con efectos jurídicos o significativamente similares, FINLATAM respetará dicho derecho y habilitará mecanismos de revisión humana.

9. Destinatarios y terceros

FINLATAM no vende datos personales. Podrá comunicar o permitir acceso a datos únicamente cuando sea necesario para las finalidades descritas, exista una base legal válida y se adopten las medidas correspondientes.

Los destinatarios pueden incluir:

·         Personal, asesores, contratistas y colaboradores autorizados de FINLATAM, sujetos a deberes de confidencialidad y acceso según necesidad.

·         Instituciones financieras, aseguradoras, administradores de fondos, custodios, brokers, plataformas y proveedores de productos o servicios financieros. Entre ellos puede encontrarse Investors Trust, cuando el cliente solicite información, evaluación, contratación o servicio relacionado con productos ofrecidos por dicha entidad.

·         Proveedores tecnológicos y encargados: alojamiento, nube, CRM, correo electrónico, mensajería, telefonía, videoconferencia, agenda, firma electrónica, analítica, marketing, ciberseguridad, almacenamiento y soporte.

·         Profesionales independientes, auditores, abogados, contadores y otros asesores cuando sea necesario para la prestación o defensa de servicios.

·         Autoridades regulatorias, administrativas, judiciales o de control cuando exista una obligación legal o requerimiento válido.

·         Terceros involucrados en una reorganización, fusión, adquisición, venta de activos o transacción corporativa, sujetos a medidas razonables de confidencialidad y legalidad.

La participación de un tercero no significa que FINLATAM controle sus políticas de privacidad. Cuando una institución financiera, aseguradora o proveedor actúe como responsable independiente, el titular deberá revisar también la política de privacidad de dicha institución.

10. Transferencias y tratamiento internacional de datos

Debido a la naturaleza regional de los servicios, los datos personales pueden ser tratados, alojados o accedidos desde países distintos al país de residencia del titular. Esto puede ocurrir, por ejemplo, cuando se utilizan proveedores de nube o CRM internacionales, cuando un cliente accede a productos de una institución extranjera o cuando equipos de FINLATAM prestan soporte regional.

Cuando una operación constituya jurídicamente una transferencia o comunicación internacional conforme a la legislación aplicable, FINLATAM procurará utilizar mecanismos permitidos por dicha legislación, tales como decisiones de adecuación, cláusulas contractuales, garantías apropiadas, consentimiento específico cuando proceda u otras bases autorizadas.

En Ecuador, las transferencias o comunicaciones internacionales se gestionarán conforme a la LOPDP, su Reglamento y la normativa vigente emitida por la SPDP. En otras jurisdicciones se aplicarán los requisitos locales correspondientes.

11. Conservación de los datos

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recopilados y, posteriormente, durante los plazos requeridos para atender obligaciones legales, contractuales, regulatorias, fiscales, de auditoría, prevención de fraude, resolución de controversias o prescripción de responsabilidades.

Los datos de marketing podrán conservarse mientras exista una base válida para comunicaciones comerciales. Cuando una persona solicite dejar de recibirlas, FINLATAM podrá mantener un registro mínimo de supresión para respetar esa preferencia.

Cuando los datos ya no sean necesarios, se eliminarán, anonimizarán o bloquearán conforme a los procedimientos y obligaciones aplicables.

12. Seguridad y confidencialidad

FINLATAM adopta medidas organizativas, contractuales y técnicas razonables para proteger los datos frente a pérdida, destrucción, alteración, divulgación o acceso no autorizado. Estas medidas pueden incluir controles de acceso, autenticación, gestión de permisos, cifrado cuando sea apropiado, copias de respaldo, monitoreo, gestión de incidentes, capacitación y evaluación de proveedores.

El acceso interno a información personal y financiera se limita a personas que la necesitan para desempeñar sus funciones. Los colaboradores y proveedores relevantes están sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad.

Ningún sistema ofrece seguridad absoluta. Si FINLATAM detecta una vulneración de datos personales, actuará conforme a sus procedimientos internos y cumplirá las obligaciones de notificación a titulares o autoridades cuando la legislación aplicable lo exija.

13. Derechos de los titulares

Dependiendo de la jurisdicción, el titular podrá ejercer derechos de información, acceso, rectificación y actualización, eliminación o supresión, oposición, limitación o suspensión del tratamiento, portabilidad, revocatoria del consentimiento y a no ser objeto de determinadas decisiones basadas exclusivamente en tratamiento automatizado. También podrá presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos competente.

En Ecuador, estos derechos se ejercerán de conformidad con la LOPDP y la normativa aplicable. En otros países podrán existir derechos, plazos o procedimientos adicionales.

Para ejercer derechos, el titular deberá enviar una solicitud al canal de privacidad indicado en esta Política. FINLATAM podrá solicitar información razonable para verificar identidad y evitar divulgaciones indebidas.

La solicitud debería indicar, cuando corresponda: nombre del titular, derecho que desea ejercer, descripción de los datos o tratamiento involucrado, medio de contacto y documentación de identidad estrictamente necesaria para la verificación.

14. Comunicaciones comerciales

FINLATAM podrá enviar información educativa, novedades, invitaciones, productos, servicios o campañas por correo electrónico, WhatsApp, SMS, redes sociales u otros canales cuando exista una base legal válida. El titular podrá retirar su consentimiento u oponerse a comunicaciones comerciales en cualquier momento mediante el mecanismo de baja disponible o contactando a FINLATAM.

La baja de comunicaciones comerciales no impide que FINLATAM envíe mensajes transaccionales, contractuales, regulatorios, de seguridad o de servicio que sean necesarios para la relación vigente.

15. Cookies y tecnologías similares

Los sitios web y canales digitales de FINLATAM pueden utilizar cookies y tecnologías similares para funciones esenciales, seguridad, preferencias, medición, analítica y, cuando corresponda, marketing. Cuando la legislación lo requiera, se solicitará consentimiento antes de activar categorías no esenciales y se ofrecerán mecanismos para administrar preferencias.

FINLATAM podrá publicar una Política de Cookies independiente con información más detallada sobre las tecnologías utilizadas, proveedores, duración y opciones de configuración.

16. Menores de edad

Los servicios de inversión y asesoría de FINLATAM no están dirigidos comercialmente a menores de 18 años. No recopilamos intencionalmente datos de menores para fines de prospección directa. Sin embargo, pueden existir datos de hijos, dependientes o beneficiarios cuando sean necesarios para planificación, seguros, sucesiones u otros servicios y exista autorización, representación legal o base jurídica suficiente.

17. Enlaces y servicios de terceros

Los canales de FINLATAM pueden contener enlaces o integraciones con sitios, plataformas o servicios de terceros. La presente Política no regula el tratamiento realizado por terceros que actúen como responsables independientes. El titular debe revisar sus respectivos avisos de privacidad antes de proporcionar información directamente a ellos.

18. Exactitud de la información

El titular es responsable de procurar que los datos que entrega sean correctos, completos y actualizados. La entrega de información errónea, incompleta o desactualizada puede impedir la adecuada evaluación de una solicitud, generar retrasos o afectar la prestación del servicio. FINLATAM podrá solicitar actualización o verificación cuando resulte razonable.

19. Cambios a esta Política

FINLATAM podrá actualizar esta Política por cambios regulatorios, tecnológicos, operativos, de servicios o de proveedores. La versión vigente indicará su fecha de actualización. Cuando el cambio sea material y la legislación lo requiera, FINLATAM adoptará medidas razonables para comunicarlo o solicitar un nuevo consentimiento.

20. Contacto, solicitudes y reclamaciones

Para consultas sobre privacidad, ejercicio de derechos o reclamaciones relacionadas con el tratamiento de datos personales, el titular puede contactar a FINLATAM mediante:

Correo de privacidad [email protected]

Domicilio / dirección para notificaciones 7520 NW 104th Ave, Ste A103

Delegado de Protección de Datos Esteban Báez

En Ecuador, los titulares también pueden acudir a la Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP) conforme a la normativa vigente. En otros países, podrán acudir a la autoridad de protección de datos o entidad competente de su jurisdicción.

21. Anexos locales y prevalencia

FINLATAM podrá complementar esta Política mediante anexos específicos por país, tipo de producto o canal. Si existe contradicción entre esta Política regional y una norma imperativa del país del titular, prevalecerá la norma imperativa y, cuando exista, el anexo local correspondiente.

22. Nota institucional sobre servicios financieros

Esta Política regula el tratamiento de datos personales y no sustituye los términos y condiciones, contratos, documentos de producto, avisos regulatorios ni políticas de privacidad de las instituciones financieras o aseguradoras con las que un cliente decida contratar. FINLATAM actúa conforme al alcance de los servicios acordados y la relación con cada proveedor independiente debe revisarse en su documentación oficial.

Referencias normativas de base

Ecuador: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP).

Ecuador: Reglamento General de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, Decreto Ejecutivo 904, publicado en noviembre de 2023.

Ecuador: normativa vigente de la Superintendencia de Protección de Datos Personales sobre transferencias o comunicaciones nacionales e internacionales.

Otras jurisdicciones: legislación local de privacidad y protección de datos aplicable al titular, al responsable o al tratamiento específico.